Checklist pour l’animation d’ateliers en ligne + guest
Le COVID est bientôt derrière nous ? Du moins, je l’espère !
En tout cas, ce virus a fait émerger la pratique des ateliers en ligne.
Tout comme je l’expliquais dans mon article « Les 10 commandements de l’animation d’un atelier workshop en présentiel”,
animer des ateliers en ligne demande aussi de la rigueur et la mise en place de quelques bonnes pratiques.
De ce fait, Marion et moi vous partageons notre checklist pour l’animation d’atelier en ligne !
Etape 1 : avant le workshop
- Planifier des créneaux de préparation dans votre agenda
- Préparer le programme de l’atelier en avance (SessionLab, mon outil préféré)
- Séquencer l’atelier en activités, sans oublier d’intégrer du temps pour les explications (le brainstorming et le feedback pour chaque activité, compte au moins 30 % supplémentaires)
- Choisir votre support visuel (Marion et moi sommes team Mural 🤓 mais il en existe d’autres comme Miro ou Klaxoon…)
- Choisir votre outil de visioconférence : Teams, Google Meet, Zoom…
- Tester votre accès internet et vos différents outils
- Trouver un IceBreaker approprié
- Structurer votre support visuel
- Ecrire l’ordre du jour résumé
- Préparer les instructions
- Après chaque exercice, répéter les instructions
- Créer un espace libre pour les éléments intéressants mais non pertinents pour le sujet actuel
- Trouver un scribe ou même un co-animateur pour les ateliers de plus de 10 personnes pour une histoire de confort
- Un plan B vous sauvera (diapositives, écrire le déroulé de l’atelier sur un brouillon…)
Etape 2 : pendant le workshop
- Accueillir les participants : présentation de l’objectif de l’atelier, du processus et des principales étapes
- Expliquer l’objectif de l’atelier et son déroulé
- Lancer l’icebreaker avec dynamisme
- Vérifier que personne n’abandonne
- Vérifier que chaque participant a accès aux outils et sait s’en servir
- Présenter les outils (démo de Mural…), si besoin
- Dérouler les étapes, les unes après les autres
- Être présent, mais pas trop – les participants doivent pouvoir vous oublier mais aussi se souvenir de vous en cas de besoin
- Respecter les moments de silence
- Afficher le temps alloué à chaque étape
- Etre le maître du temps
- Rassembler les participants pour résumer
- Créer des équipe s’il y a beaucoup de participants
- Remercier les participations pour leur implication
Etape 3 : après le workshop
- Nettoyer votre outil visuel : supprimer les redondances, ajouter des flèches et des cercles pour mettre en évidence certaines informations…
- A tous les participants, envoyer le lien du tableau une fois qu’il a été nettoyé (même à ceux qui n’ont pas pu venir)
- Transmettre un résumé des décisions et des actions
- Transférer les données vers des outils de gestion de projet (Trello, Jira, fichier Excel ou Google Sheet …)
- Faire une étape de suivi des actions avec toutes les parties prenantes
Conclusion
Comme vous pouvez le voir, le plus gros de la préparation se passe en amont !
Ainsi, grâce à cette checklist, je prépare la facilitation de ces ateliers l’esprit léger, avec une charge mentale apaisée grâce à la prise en compte des possibles risques et inconvénients.
Et si vous avez besoin de plus de soutien, je propose moi-même l’animation d’atelier de co-conception. Découvrez mon offre et contactez-moi pour organiser votre atelier !
