Ckecklist pour l’animation d’ateliers en ligne + guest

Le COVID est bientôt derrière nous ? Du moins, je l’espère ! En tout cas, ce virus a fait émergé la pratique des ateliers en ligne. Tout comme je l’expliquait dans mon article « Les 10 commandements de l’animation d’un atelier workshop en présentiel” , animer des ateliers en ligne demande aussi de la rigueur et la mise en place de quelques bonnes pratiques. De ce fait, Marion et moi te partageons notre check list pour l’animation d’atelier en ligne !

Etape 1 – Avant le workshop

  • Planifier des créneaux de préparation dans ton agenda
  • Préparer le programme de l’atelier en avance (SessionLab, mon outil préféré)
  • Séquencer l’atelier en activités, sans oublier d’intégrer du temps pour les explications (le brainstorming et le feedback pour chaque activité, compte au moins 30% supplémentaires)
  • Choisir ton support visuel (Marion et moi sommes team Mural 🤓 mais il en existe d’autres comme Miro ou Klaxoon…)
  • Choisir ton outil de visioconférence : Teams, Google Meet, Zoom…
  • Tester ton accès internet et tes différents outils
  • Trouver un IceBreaker approprié
  • Structurer ton support visuel
  • Ecrire l’ordre du jour résumé
  • Préparer les instructions
  • Après chaque exercice, répéter les instructions
  • Créer un espace libre pour les éléments intéressants mais non pertinents pour le sujet actuel
  • Trouver un scribe ou même un co-animateur pour les ateliers de plus de 10 personnes pour une histoire de confort)
  • Un plan B te sauveras (diapositives, écrire le déroulé de l’atelier sur un brouillon…)

Etape 2 – Pendant le workshop

  • Accueillir les participants : présentation de l’objectif de l’atelier, du processus et des principales étapes
  • Expliquer l’objectif de l’atelier et son déroulé
  • Lancer l’icebreaker avec dynamisme
  • Vérifier que personne n’abandonne
  • Vérifier que chaque participant a accès aux outils et sait s’en servir
  • Présenter les outils (démo de Mural…), si besoin
  • Dérouler les étapes, l’une après l’autre
  • Être présent, mais pas trop – les participants doivent pouvoir t’oublier mais aussi se souvenir de toi en cas de besoin
  • Respecter les moments de silence
  • Afficher le temps alloué à chaque étape
  • Etre le maître du temps
  • Rassembler les participants pour résumer
  • Créer des équipe si il y a beaucoup de participants
  • Remercier les participations pour leur implications

Etape 3 – Après le workshop

  • Nettoyer ton outil visuel : supprimer les redondances, ajouter des flèches et des cercles pour mettre en évidence certaines informations…
  • A tous les participants, envoyer le lien du tableau une fois qu’il a été nettoyé (même à ceux qui n’ont pas pu venir)
  • Transmettre un résumé des décision et des actions
  • Trnasférer les données vers des outils de gestion de projet (Trello, Jira, fichier Excel ou Google Sheet …)
  • Faire une étape de suivi des actions avec toutes les parties prenantes

Conclusion

Comme tu peux le voir, le plus gros de la préparation se passe en amont ! C’est pourquoi, grâce à cette check-list, je prépare la facilitation de ces ateliers l’esprit léger mais aussi une charge mentale apaisée grâce à la prise en compte des possibles risques et inconvénients.

Alors, que penses-tu de cet article ?